Lvivo g. 21A
LT-09313 Vilnius, Lietuva
Paslaugos
Programinės įrangos kūrimas
Kibernetinis saugumas
Skaitmeninė patirtis
IT konsultacijos
Dirbtinis intelektas
Progress OpenEdge
Debesija
1.1. Personalo atrankos dalyvių asmens duomenų tvarkymo taisyklės (toliau — Taisyklės) nustato, kaip UAB “BALTIC AMADEUS” (toliau — Bendrovė) tvarko personalo atrankos dalyvių (toliau — Kandidatai) asmens duomenis.
1.2. Taisyklės parengtos vadovaujantis Europos Parlamento ir Tarybos 2016 m. balandžio 27 d. reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau — Reglamentas), nacionaliniu Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (toliau — Įstatymas) ir kitais teisės aktais reglamentuoja asmens duomenų apsaugą ir tvarkymą.
1.3. Šios Taisyklės skirtos Kandidatams susipažinti su tuo, kaip jų asmens duomenis tvarko Bendrovė personalo atrankos proceso metu ir po jo. Jie taip pat nustato reikalavimus, kurių privalo laikytis Bendrovės Žmogiškųjų išteklių padalinio darbuotojai, Personalo plėtros vadovai ir padalinio vadovai, atsakingi už personalo atrankų organizavimą ir vykdymą.
1.4. Šios Taisyklės skelbiamos Bendrovės interneto svetainėje www.balticamadeus.com ir Bendrovės darbo skelbimuose.
2.1. Kandidatams, teikiantiems Bendrovei savo CV ir (ar) kitus asmens duomenis dalyvavimui personalo atrankos procese, pateikiama Reglamento 13 ir 14 straipsniuose nurodyta informacija dėl jų asmens duomenų tvarkymo. Tai daroma įtraukiant nuorodą į šias Taisykles ir Bendrovės privatumo politiką darbo skelbimuose.
2.2. Jei Kandidatą rekomenduoja draugas, kuris jau yra Bendrovės darbuotojas, jį rekomenduojantis darbuotojas, vadovaudamasis Bendrovės patvirtintomis rekomendacijų taisyklėmis, prieš teikdamas informaciją Bendrovei turi informuoti siūlomą Kandidatą, kad Kandidato asmens duomenys (vardas, pavardė, telefono numeris, el. pašto adresas, rekomenduojamos pareigos, papildoma informacija, pvz., nuoroda į LinkedIn profilį, informacija apie darbo patirtį ir kt.) bus pateikti Bendrovei ir tvarkomi vadovaujantis šiais Taisyklės ir Kandidato sutikimas Reikia gauti rekomendaciją.
2.3. Vykdydama darbuotojų atranką, Bendrovė naudoja personalo įdarbinimo platformą (toliau — Sistema), valdoma išorinių paslaugų teikėjų (Bendrovės vykdomų duomenų tvarkytojų). Kandidatai gali pateikti savo asmens duomenis Sistemoje, teikdami paraišką į Bendrovės reklamuojamas pozicijas arba gavę kvietimą iš Bendrovės el. paštu ar “LinkedIn” žinute. Prieš teikdami savo asmens duomenis Sistemoje, Kandidatai privalo susipažinti su Sistemą valdančio paslaugų teikėjo Privatumo politika ir naudojimosi sąlygomis.
2.4. Bendrovė tvarko Kandidatų asmens duomenis remdamasi šiais teisiniais pagrindais:
2.4.1. Sutikimo pagrindu, išreikštu, kai Kandidatas siunčia Bendrovei savo CV ir/ar kitus duomenis el. paštu, LinkedIn žinute, dalyvaudamas personalo paieškos agentūros vykdomame atrankos procese arba kai Kandidatas sutinka būti rekomenduojamas draugo arba pateikia duomenis Sistemoje.
2.4.2. Bendrovės teisėto intereso pagrindu, kai Bendrovė turi objektyvų poreikį dokumentuoti personalo atrankos procesą, išsaugoti minimalią informaciją apie atliktas atrankas ir jose dalyvavusius Kandidatus, tvarkyti atrankos statistiką, išsaugoti pranešimų atsekamumą (pvz., kai įdarbinimo agentūra siūlo kandidatus į konkrečias pareigas ir įdarbinimo agentūrai už Bendrovės įdarbintus Kandidatus per nustatytą laikotarpį išmokama premija), arba siekiant apsaugoti savo teises (pvz., teisinio ginčo atveju).
2.5. Bendrovė privalo turėti ir išlaikyti įrodymus, kad Kandidatai buvo informuoti apie jų asmens duomenų tvarkymą.
3.1. Bendrovė tvarko tik tuos Kandidatų asmens duomenis, kurie yra susiję su Kandidato kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus. Informacija apie Kandidato asmeninį gyvenimą, jei ji nesusijusi su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, nėra renkama.
3.2. Bendrovė tvarko šiuos Kandidatų asmens duomenis:
3.2.1. Vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, pageidaujama darbo pozicija, informacija apie išsilavinimą ir darbo patirtį, kvalifikaciją, gyvenimo aprašymą, motyvacinio laiško turinį, Kandidato pateiktus komentarus, kitą Kandidato pateiktą informaciją, pvz., nuorodas į socialinių tinklų paskyras, Kandidato profilius ir darbo pavyzdžius internete ir kt.;
3.2.2. Nurodomos rekomendacijos, ankstesnių darbdavių atsiliepimai, kontaktinių asmenų asmens duomenys, jų kontaktai, atsiliepimų turinys;
3.2.3. Kandidatų vertinimo informacija, t. y. atranką vykdančio asmens (-ų) įžvalgos ir nuomonė, Kandidatų testavimo rezultatai, atsakymai į klausimus, užduočių sprendimai ir kt.
3.3. Bendrovė netvarko ypatingų kategorijų asmens duomenų (duomenys neskelbtini), išskyrus tuos atvejus, kai tokie duomenys yra būtini siekiant patikrinti, ar asmuo atitinka teisinius reikalavimus, taikomus konkrečiai pareigybei ar darbui, ir išskyrus kitus teisės aktų numatytus atvejus.
3.4. Specialieji (neskelbtini) asmens duomenys, kurie negali būti tvarkomi be galiojančiuose įstatymuose nurodyto teisinio pagrindo, apima duomenis, atskleidžiančius rasinę ar etninę kilmę, politines nuomones, religinius ar filosofinius įsitikinimus ar narystę profesinėse sąjungose, taip pat genetinius duomenis, biometrinius duomenis, siekiant unikaliai identifikuoti asmenį, duomenis apie sveikatą, ar duomenis apie asmens seksualinį gyvenimą ir seksualinę orientaciją.
3.5. Atrankos proceso metu Bendrovė taip pat gali paprašyti Kandidato pateikti asmens duomenis apie teistumą ir nusikalstamas veikas (toliau — duomenys apie teistumą). Teistumo duomenų tvarkymas gali būti vykdomas tik tuo atveju, jeigu tokių duomenų tvarkymas yra būtinas laikantis Bendrovei taikomų teisės aktų reikalavimų arba jeigu yra teisėtas Bendrovės interesas, kurį Bendrovė įsipareigoja pagrįsti Reglamento ir Įstatyme nustatyta tvarka, ir įgyvendinamos Įstatymo 5 straipsnyje nustatytos duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugos priemonės.
3.6. Bendrovė gali patikrinti Kandidato profilį profesionaliame socialiniame tinkle LinkedIn ir ten skelbiamą informaciją. Siekdama užtikrinti Kandidato privatumą ir vertinimo objektyvumą personalo atrankos metu, Bendrovė proaktyviai netikrina duomenų Kandidato “Facebook”, “X” ir kitose asmeninėse socialinės žiniasklaidos paskyrose, išskyrus atvejus, kai Kandidatai pateikia nuorodas į savo profilius konkrečiuose socialiniuose tinkluose.
3.7. Taisyklių 3.2 punkte apibrėžtus Kandidatų asmens duomenis Bendrovė gali tvarkyti šiais tikslais: identifikuoti Kandidatą, bendrauti su Kandidatu komunikacijos kanalais, įvertinti Kandidato kvalifikaciją, patirtį ir tinkamumą konkrečiai darbo pozicijai.
3.8. Bendrovė Kandidatų asmens duomenis, tokius kaip gyvenimo aprašymai, Kandidatų anketos ir (ar) kiti paraiškos dokumentai (motyvaciniai laiškai ir kt.), gauna tiesiogiai iš Kandidatų šiais kanalais: el. paštu ir/ar LinkedIn žinutėmis, per Sistemą. Teistumo duomenis Bendrovei gali pateikti tik pats Kandidatas.
3.9. Bendrovė informaciją apie Kandidatą, įskaitant jo gyvenimo aprašymą ir (arba) kitus paraiškos dokumentus, taip pat gali gauti iš Sistemos, taip pat iš subjektų, teikiančių darbo paieškos, įdarbinimo ir (arba) tarpininkavimo paslaugas, pavyzdžiui, įdarbinimo agentūrų, internetinių darbo paieškos portalų, specializuotų karjeros socialinių tinklų ir rekomendacijų.
3.10. Bendrovė gali rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, iš dabartinio Kandidato darbdavio, iš anksto gavusi Kandidato sutikimą. Sutikimas gali būti gautas elektroniniu paštu, “LinkedIn” žinute arba bet kuriuo kitu būdu, leidžiančiu išsaugoti sutikimo įrodymus.
3.11. Bendrovė turi teisę be Kandidato sutikimo rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, iš ankstesnių Kandidato darbdavių, tik informuodama Kandidatą apie šį informacijos šaltinį.
4.1. Bendrovė gali atskleisti Kandidato duomenis tretiesiems asmenims (pavyzdžiui, Bendrovės klientams, kurių projektuose potencialūs Kandidatai galėtų dalyvauti) tik iš anksto informavusi Kandidatą.
4.2. Laikydamasi duomenų apsaugos įstatymų reikalavimų, Bendrovė sudaro duomenų tvarkymo ar perdavimo sutartis su visomis trečiosiomis šalimis, kurias Bendrovė gali panaudoti personalo atrankoms vykdyti ir kurioms gali būti suteikta prieiga prie Kandidatų asmens duomenų (pvz., personalo valdymo platformų vadovais, įdarbinimo agentūromis ir kt.). Tai apima standartinių asmens duomenų tvarkymo sąlygų pasirašymą arba kitų Reglamento V skyriuje nurodytų priemonių taikymą, jei asmens duomenys turi būti perduoti duomenų gavėjams ar tvarkytojams trečiosiose šalyse, nepriklausančiose Europos ekonominei erdvei.
4.3. Duomenų tvarkymo sutartys sudaromos ir su bet kokiais kitais paslaugų teikėjais, kurie turėtų prieigą prie Kandidatų asmens duomenų, pavyzdžiui, IT ar serverių paslaugų teikėjais, sistemų administratoriais ir kitais padedančiais paslaugų teikėjais, tvarkančiais asmens duomenis pagal Bendrovės nurodymus.
4.4. Kandidatų asmens duomenys taip pat gali būti atskleisti kompetentingoms institucijoms ar teisėsaugos institucijoms (pvz., teisėsaugos institucijoms ar priežiūros institucijoms), tačiau tik gavus jų teisėtą prašymą, pagrįstą galiojančiais įstatymais, arba įstatymų numatytais atvejais ir laikantis procedūrų, reikalingų Bendrovės teisėms, klientų, darbuotojų ir išteklių saugumui užtikrinti arba teisiniams reikalavimams pareikšti ir teisėtiems Bendrovės interesams ginti.
5.1. Kandidatas, dalyvavęs atrankoje į konkrečią Bendrovės reklamuojamą poziciją ir nebuvo atrinktas į pareigas Bendrovėje, arba kuris kreipėsi į Bendrovę nesikreipdamas į konkrečią poziciją, tačiau siekdamas dalyvauti būsimose atrankose, gali sutikti, kad jo CV ir (ar) kiti duomenys būtų tvarkomi Bendrovėje pasibaigus atrankos procesui, 3 metų laikotarpiui po atrankos proceso pabaigos, arba po Kandidato paraiškos, jei Kandidatas nesikreipė į konkrečią poziciją. Tokiu atveju Bendrovė turi teisę per 3 metų laikotarpį susisiekti su Kandidatu, palaikyti ryšį su Kandidatu ir siūlyti kitas Kandidato kompetencijas atitinkančias pareigas. Galimybė sutikti tvarkyti asmens duomenis, kaip apibrėžta šiame punkte, suteikiama informuojant Kandidatą el. paštu, LinkedIn žinute arba pateikiant sutikimo formą per Sistemą. Kandidatas gali laisvai bet kada atšaukti savo sutikimą, informuodamas Bendrovę el. paštu adresu [email protected].
5.2. Personalo atrankos pabaiga laikoma darbo sutarties su konkrečioms pareigoms atrinktu Kandidatu sudarymo data arba pasirinkto Kandidato bandomojo laikotarpio pabaiga (jei nurodyta).
5.3. Bendrovė, remdamasi savo teisėtais interesais ir nepažeisdama Kandidato teisių ir savo interesų pusiausvyros, gali išsaugoti kai kuriuos Kandidato asmens duomenis personalo atrankos dokumentavimo ir atliktų atrankų archyvo sudarymo tikslais. Bendrovė turi teisę saugoti šiuos Kandidato asmens duomenis ne ilgiau kaip 5 (penkerius) metus nuo personalo atrankos proceso pabaigos (arba nuo Kandidato paraiškos, jeigu Kandidatas nesikreipė į konkrečias pareigas): vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono Nr., LinkedIn profilio nuoroda, personalo atrankos data, pareigybė, į kurią buvo atlikta atranka, Bendrovės sprendimą dėl atrankos rezultatų, atrankoje dalyvavusių Bendrovės atstovų pastabas ir pastabas procesas, informacija apie atrankos proceso eigą/etapus, informacija apie bendravimą su Kandidatu atrankos proceso metu, ir bet kokia kita su atrankos procesu susijusi Bendrovės techninio/organizacinio pobūdžio informacija.
5.4. Jeigu Kandidatas nėra davęs atskiro sutikimo su juo susisiekti pasibaigus atrankos procesui, kaip numatyta 5.1 punkte, Bendrovė įsipareigoja nesikreipti į Kandidatą su tolesniais darbo pasiūlymais ar kitaip aktyviai nebendrauti su Kandidatu archyvo duomenų saugojimo laikotarpiu, kaip numatyta 5.3 punkte, išskyrus atvejus, kai pats Kandidatas susisiekė su Bendrove arba nusprendė kreiptis dar kartą.
5.5. Pasibaigus 5.3 punkte nustatytam Kandidato duomenų saugojimo laikotarpiui, visi asmens duomenys sunaikinami (įskaitant duomenis popierinėje formoje, elektroniniame laiške ar kitoje informacijos laikmenoje) arba anonimizuojami taip, kad nebebūtų galima nustatyti Kandidato tapatybės.
6.1. Taisyklės peržiūrimos ir prireikus atnaujinamos atsižvelgiant į pasikeitusius duomenų apsaugos įstatymus ar jų įgyvendinimo praktiką, taip pat pasikeitus Bendrovės duomenų tvarkymo praktikai, tačiau ne rečiau kaip kartą per metus.
6.2. Šios Taisyklės ir jų pakeitimai tvirtinami Bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.
6.3. Visi Bendrovės Žmogiškųjų išteklių padalinio darbuotojai, Personalo plėtros vadovai ir padalinių vadovai su šiomis Taisyklėmis oficialiai supažindinami raštu (elektroniniu būdu per Bendrovės dokumentų valdymo sistemą).
6.4. Dėl bet kokių klausimų, susijusių su Kandidatų asmens duomenų tvarkymu, rekomenduojama kreiptis į Bendrovę raštu el. pašto adresu [email protected].
