Personalo atrankos dalyvių asmens duomenų tvarkymo taisyklės

BENDROSIOS NUOSTATOS

1.1. Personalo atrankos dalyvių asmens duomenų tvarkymo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato, kaip UAB „BALTIC AMADEUS“ (toliau – Bendrovė) tvarko personalo atrankos dalyvių (toliau – Kandidatai) asmens duomenis.

1.2. Taisyklės parengtos vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (toliau – Įstatymas) ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą ir tvarkymą.

1.3. Šios Taisyklės skirtos Kandidatams susipažinti su tuo, kaip Bendrovė tvarko jų asmens duomenis personalo atrankos proceso metu ir po jo. Jos taip pat nustato reikalavimus, kurių privalo laikytis Bendrovės Žmogiškųjų išteklių padalinio darbuotojai, Personalo plėtros vadovai ir padalinių vadovai, atsakingi už personalo atrankų organizavimą ir vykdymą.

1.4. Šios Taisyklės skelbiamos Bendrovės interneto svetainėje www.balticamadeus.com ir Bendrovės darbo skelbimuose.

KANDIDATŲ ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS PERSONALO ATRANKOS METU

2.1. Kandidatams, teikiantiems savo CV ir (arba) kitus asmens duomenis Bendrovei dalyvauti personalo atrankos procese, pateikiama Reglamento 13 ir 14 straipsniuose nurodyta informacija apie jų asmens duomenų tvarkymą. Tai atliekama įtraukiant nuorodą į šias Taisykles ir Bendrovės Privatumo politiką darbo skelbimuose.

2.2. Jei Kandidatą rekomenduoja draugas, kuris jau yra Bendrovės darbuotojas, rekomenduojantis darbuotojas, vadovaudamasis Bendrovės patvirtintomis rekomendavimo taisyklėmis, prieš pateikdamas informaciją Bendrovei privalo informuoti siūlomą Kandidatą, kad Kandidato asmens duomenys (vardas, pavardė, telefono numeris, el. pašto adresas, rekomenduojama pozicija, papildoma informacija, pvz., nuoroda į „LinkedIn“ profilį, informacija apie darbo patirtį ir kt.) bus pateikti Bendrovei ir tvarkomi pagal šias Taisykles, ir turi būti gautas Kandidato sutikimas būti rekomenduojamam.

2.3. Vykdydama darbuotojų atranką, Bendrovė naudojasi personalo atrankos platforma (toliau – Sistema), kurią valdo išoriniai paslaugų teikėjai (Bendrovės pasitelkti duomenų tvarkytojai). Kandidatai gali pateikti savo asmens duomenis Sistemoje, kai teikia paraiškas į Bendrovės skelbiamas pozicijas arba kai gauna kvietimą iš Bendrovės el. paštu ar „LinkedIn“ žinute. Prieš pateikdami savo asmens duomenis Sistemoje, Kandidatai privalo susipažinti su Sistemą valdančio paslaugų teikėjo Privatumo politika ir naudojimosi sąlygomis.

2.4. Kandidatų asmens duomenis Bendrovė tvarko šiais teisiniais pagrindais:

2.4.1. Remiantis sutikimu, išreikštu Kandidatui siunčiant savo CV ir (arba) kitus duomenis Bendrovei el. paštu, „LinkedIn“ žinute, dalyvaujant personalo paieškos agentūros vykdomame atrankos procese, arba Kandidatui sutikus būti rekomenduojamam draugo ar pateikiant duomenis Sistemoje.

2.4.2. Remiantis Bendrovės teisėtu interesu, kai Bendrovė turi objektyvų poreikį dokumentuoti personalo atrankos procesą, saugoti minimalią informaciją apie atliktas atrankas ir jose dalyvavusius Kandidatus, vesti atrankų statistiką, išsaugoti komunikacijos atsekamumą (pvz., kai įdarbinimo agentūra siūlo Kandidatus į konkrečią poziciją ir įdarbinimo agentūrai sumokamas atlygis už Bendrovės per nurodytą laikotarpį įdarbintus Kandidatus) arba ginti savo teises (pvz., kilus teisiniam ginčui).

2.5. Bendrovė privalo turėti ir saugoti įrodymus, kad Kandidatai buvo informuoti apie jų asmens duomenų tvarkymą.

TVARKOMŲ DUOMENŲ KATEGORIJOS, TVARKYMO TIKSLAI IR DUOMENŲ ŠALTINIAI

3.1. Bendrovė tvarko tik tuos Kandidatų asmens duomenis, kurie yra susiję su Kandidato kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, išskyrus teisės aktuose nurodytus atvejus. Informacija apie Kandidato asmeninį gyvenimą, jei ji nesusijusi su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, nėra renkama.

3.2. Bendrovė tvarko šiuos Kandidatų asmens duomenis:

3.2.1. Vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, pageidaujama darbo pozicija, informacija apie išsilavinimą ir darbo patirtį, kvalifikaciją, CV, motyvacinio laiško turinys, Kandidato pateikti komentarai, kita Kandidato pateikta informacija, pvz., nuorodos į socialinių tinklų paskyras, Kandidato profiliai ir darbų pavyzdžiai internete ir kt.;

3.2.2. Nurodomos rekomendacijos, atsiliepimai iš buvusių darbdavių, kontaktinių asmenų asmens duomenys, jų kontaktai ir atsiliepimų turinys;

3.2.3. Kandidato vertinimo informacija, t. y. atranką atliekančio asmens (-ų) įžvalgos ir nuomonės, Kandidato testavimo rezultatai, atsakymai į klausimus, užduočių sprendimai ir kt.

3.3. Bendrovė netvarko specialių kategorijų asmens duomenų (ypatingų duomenų), išskyrus atvejus, kai tokie duomenys yra būtini siekiant patikrinti, ar asmuo atitinka konkrečiai pozicijai ar darbui taikomus teisinius reikalavimus, ir išskyrus kitus teisės aktuose numatytus atvejus.

3.4. Specialūs (ypatingi) asmens duomenys, kurie negali būti tvarkomi be taikomuose teisės aktuose nustatyto teisinio pagrindo, apima duomenis, atskleidžiančius rasinę ar etninę kilmę, politines pažiūras, religinius ar filosofinius įsitikinimus ar narystę profesinėse sąjungose, taip pat genetinius duomenis, biometrinius duomenis, skirtus unikaliai asmeniui identifikuoti, duomenis apie sveikatą arba duomenis apie asmens lytinį gyvenimą ir lytinę orientaciją.

3.5. Atrankos proceso metu Bendrovė taip pat gali paprašyti Kandidato pateikti asmens duomenis apie teistumą ir nusikalstamas veikas (toliau – „Duomenys apie teistumą“). Duomenų apie teistumą tvarkymas gali būti vykdomas tik tuo atveju, jei tokių duomenų tvarkymas yra būtinas pagal Bendrovei taikomų teisės aktų reikalavimus arba jei yra teisėtas Bendrovės interesas, kurį Bendrovė įsipareigoja pagrįsti pagal Reglamente ir Įstatyme nustatytas procedūras, ir yra įgyvendinamos Įstatymo 5 straipsnyje nustatytos duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugos priemonės.

3.6. Bendrovė gali patikrinti Kandidato profilį profesiniame socialiniame tinkle „LinkedIn“ ir ten paskelbtą informaciją. Siekdama užtikrinti Kandidato privatumą ir vertinimo objektyvumą personalo atrankos metu, Bendrovė aktyviai netikrina duomenų Kandidato „Facebook“, „X“ ir kitose asmeninėse socialinių tinklų paskyrose, nebent Kandidatai pateikia nuorodas į savo profilius konkrečiuose socialiniuose tinkluose.

3.7. Taisyklių 3.2 punkte apibrėžti Kandidatų asmens duomenys Bendrovės gali būti tvarkomi šiais tikslais: Kandidato identifikavimui, bendravimui su Kandidatu komunikacijos kanalais, Kandidato kvalifikacijos, patirties ir tinkamumo konkrečiai darbo pozicijai įvertinimui.

3.8. Bendrovė gauna Kandidatų asmens duomenis, tokius kaip CV, Kandidatų anketos ir (arba) kiti paraiškos dokumentai (motyvaciniai laiškai ir kt.), tiesiogiai iš Kandidatų šiais kanalais: el. paštu ir (arba) „LinkedIn“ žinutėmis, per Sistemą. Duomenis apie teistumą Bendrovei gali pateikti tik pats Kandidatas.

3.9. Bendrovė taip pat gali gauti informaciją apie Kandidatą, įskaitant jo CV ir (arba) kitus paraiškos dokumentus, iš Sistemos, taip pat iš įmonių, teikiančių darbo paieškos, įdarbinimo ir (arba) tarpininkavimo paslaugas, pavyzdžiui, įdarbinimo agentūrų, internetinių darbo paieškos portalų, specializuotų karjeros socialinių tinklų ir rekomendacijų.

3.10. Bendrovė gali rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, iš dabartinio Kandidato darbdavio, prieš tai gavusi Kandidato sutikimą. Sutikimas gali būti gautas el. paštu, „LinkedIn“ žinute ar bet kokiu kitu būdu, leidžiančiu išsaugoti sutikimo įrodymus.

3.11. Bendrovė turi teisę rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir su darbu susijusiomis savybėmis, iš buvusių Kandidato darbdavių be Kandidato sutikimo, tik informavusi Kandidatą apie šį informacijos šaltinį.

KANDIDATŲ DUOMENŲ ATSKLEIDIMAS TREČIOSIOMS ŠALIMS

4.1. Bendrovė gali atskleisti Kandidato duomenis trečiosioms šalims (pavyzdžiui, Bendrovės klientams, kurių projektuose galimi Kandidatai galėtų dalyvauti) tik iš anksto informavusi Kandidatą.

4.2. Vadovaudamasi duomenų apsaugos teisės aktų reikalavimais, Bendrovė sudaro duomenų tvarkymo ar perdavimo sutartis su visomis trečiosiomis šalimis, kuriomis Bendrovė gali naudotis vykdydama personalo atrankas ir kurioms gali būti suteikta prieiga prie Kandidatų asmens duomenų (pvz., personalo valdymo platformų valdytojais, įdarbinimo agentūromis ir kt.). Tai apima standartinių asmens duomenų tvarkymo sąlygų pasirašymą arba kitų Reglamento V skyriuje nurodytų priemonių taikymą, jei asmens duomenys turi būti perduodami duomenų gavėjams ar tvarkytojams trečiosiose šalyse už Europos ekonominės erdvės ribų.

4.3. Duomenų tvarkymo sutartys taip pat sudaromos su visais kitais paslaugų teikėjais, kurie turėtų prieigą prie Kandidatų asmens duomenų, pvz., IT ar serverių paslaugų teikėjais, sistemų administratoriais ir kitais pagalbinių paslaugų teikėjais, tvarkančiais asmens duomenis pagal Bendrovės nurodymus.

4.4. Kandidato asmens duomenys taip pat gali būti atskleisti kompetentingoms institucijoms ar teisėsaugos institucijoms (pvz., teisėsaugos institucijoms ar priežiūros institucijoms), tačiau tik gavus jų teisinį prašymą, pagrįstą taikomais įstatymais, arba įstatymų numatytais atvejais ir laikantis procedūrų, reikalingų Bendrovės teisių, klientų, darbuotojų ir išteklių saugumo užtikrinimui, arba siekiant pareikšti teisinius reikalavimus ir ginti teisėtus Bendrovės interesus.

KANDIDATŲ ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS PASIBAIGUS PERSONALO ATRANKOS PROCESUI

5.1. Kandidatas, dalyvavęs Bendrovės skelbtoje konkrečios pozicijos atrankoje ir nebuvęs atrinktas į Bendrovės poziciją, arba kreipęsis į Bendrovę nesikreipdamas dėl konkrečios pozicijos, bet siekdamas dalyvauti būsimose atrankose, gali duoti sutikimą, kad jo CV ir (arba) kiti duomenys būtų tvarkomi Bendrovės pasibaigus atrankos procesui, 3 metų laikotarpiui nuo atrankos proceso pabaigos arba nuo Kandidato paraiškos pateikimo, jei Kandidatas nesikreipė dėl konkrečios pozicijos. Tokiu atveju Bendrovė turi teisę per 3 metų laikotarpį susisiekti su Kandidatu, palaikyti ryšį su Kandidatu ir siūlyti kitas pozicijas, atitinkančias Kandidato kompetencijas. Galimybė duoti sutikimą dėl asmens duomenų tvarkymo, kaip apibrėžta šiame punkte, suteikiama informuojant Kandidatą el. paštu, „LinkedIn“ žinute arba pateikiant sutikimo formą per Sistemą. Kandidatas gali bet kada atšaukti savo sutikimą, informuodamas Bendrovę el. paštu [email protected].

5.2. Personalo atrankos pabaiga laikoma darbo sutarties su konkrečiai pozicijai atrinktu Kandidatu sudarymo data arba atrinkto Kandidato bandomojo laikotarpio pabaiga (jei nurodyta).

5.3. Bendrovė, remdamasi savo teisėtais interesais ir nepažeisdama pusiausvyros tarp Kandidato teisių ir savo interesų, gali saugoti dalį Kandidato asmens duomenų personalo atrankos dokumentavimo ir atliktų atrankų archyvo sudarymo tikslais. Bendrovė turi teisę saugoti šiuos Kandidato asmens duomenis ne ilgiau kaip 5 (penkerius) metus nuo personalo atrankos proceso pabaigos (arba nuo Kandidato paraiškos pateikimo, jei Kandidatas nesikreipė dėl konkrečios pozicijos): vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, „LinkedIn“ profilio nuoroda, personalo atrankos data, pareigos, dėl kurių buvo vykdoma atranka, Bendrovės sprendimas dėl atrankos rezultatų, Bendrovės atstovų, dalyvavusių atrankos procese, pastabos ir komentarai, informacija apie atrankos proceso eigą/etapus, informacija apie bendravimą su Kandidatu atrankos proceso metu ir bet kokia kita techninio/organizacinio pobūdžio Bendrovės informacija, susijusi su atrankos procesu.

5.4. Jei Kandidatas nėra davęs atskiro sutikimo būti kontaktuojamas pasibaigus atrankos procesui, kaip numatyta 5.1 punkte, Bendrovė įsipareigoja nekontaktuoti su Kandidatu dėl tolesnių darbo pasiūlymų ar kitaip aktyviai nebendrauti su Kandidatu archyvinių duomenų saugojimo laikotarpiu, kaip numatyta 5.3 punkte, nebent pats Kandidatas susisiekė su Bendrove arba nusprendė teikti paraišką dar kartą.

5.5. Pasibaigus Kandidato duomenų saugojimo terminui, nurodytam 5.3 punkte, visi asmens duomenys yra sunaikinami (įskaitant duomenis popierine forma, el. laiške ar kitoje informacijos laikmenoje) arba nuasmeninami taip, kad Kandidato tapatybė nebegalėtų būti nustatyta.

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

6.1. Taisyklės peržiūrimos ir, esant poreikiui, atnaujinamos atsižvelgiant į duomenų apsaugos teisės aktų ar jų įgyvendinimo praktikos pokyčius, taip pat Bendrovės duomenų tvarkymo praktikos pokyčius, tačiau ne rečiau kaip kartą per metus.

6.2. Šios Taisyklės ir jų pakeitimai tvirtinami Bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.

6.3. Visi Bendrovės Žmogiškųjų išteklių padalinio darbuotojai, Personalo plėtros vadovai ir padalinių vadovai su šiomis Taisyklėmis yra supažindinami raštu (elektroniniu būdu per Bendrovės dokumentų valdymo sistemą).

6.4. Kilus klausimų dėl Kandidatų asmens duomenų tvarkymo, rekomenduojama raštu kreiptis į Bendrovę el. pašto adresu [email protected].